Debiteurenbeheer lastig? Niet als je het voortraject van opdracht tot factuur perfect doorloopt!
Na het lezen van deze blog zul je tot de conclusie komen dat het daadwerkelijk beheren van je debiteuren en managen van je openstaande posten de laatste activiteit is in een schakel van acties die je kunt ondernemen voordat je factuur bij je klant ligt!
1. Het begin: check je klant
De meeste ondernemers kennen het euforische gevoel van een vers gescoorde opdracht of nieuw binnengehaalde klant. Vaak wordt dit vooraf gegaan door intensieve acquisitie, offerte-trajecten en andere sales inspanningen, kortom: ‘bloed, zweet en tranen’. Als je dan een ‘ja’ krijgt van je opdrachtgever gaat de kurk van de fles en sta je natuurlijk te popelen om aan de slag te gaan.
Stop, wacht, laat de slingers nog heel even in de kast…
Voordat je dat doet, ga even rustig zitten in je bureaustoel en zoek eerst eens goed uit met wie je in zee gaat. Zeker als je klant nieuw is en je er nog niet eerder voor hebt gewerkt. Eigenlijk moet je dit al doen in het offerte stadium, maar we kunnen ons voorstellen dat je dat in je enthousiasme misschien nog niet hebt gedaan.
Check je klant, begin eens met Googelen en kijk wat voor hits dit oplevert. Heb je je opdracht via een online marktplaats of platform? Lees dan daar eventuele reviews van andere ondernemers die eerder een opdracht hebben uitgevoerd voor dit bedrijf.
Raadpleeg daarnaast openbare bronnen zoals Drimble, bedrijfskompas of vraag een KVK-uittreksel op. Dit kost een paar euro maar geeft je informatie over wie de bestuurder en directie/ tekeningsbevoegde(n) is of zijn. Dat laatste is van belang als je je contract laat tekenen.
Vertegenwoordigd je opdracht een aanzienlijke waarde? Dan loont het zeker om een kredietwaardigheidsrapport op te vragen via partijen als Graydon, Dunn & Bradstreet of Creditsafe. Een dergelijk rapport geeft je inzicht in de financiële gezondheid en een indicatie van het maximale bedrag dat je bij je nieuwe klant ‘open’ wilt hebben staan.
2. Daarna: het contract en je voorwaarden
Zorg dat je je afspraken zwart op wit zet. Een mondelinge afspraak, of vage toezeggingen als:’dat komt wel goed’ is niets of minder waard als het er op aan komt. Daarnaast helpt een contract om je afspraken ondubbelzinnig af te stemmen en vooraf helderheid te krijgen over de manier waarop je gaat samenwerken met je klant.
Ten aanzien van je facturering en betaalafspraken leg je onder andere vast:
- Je uurtarief, projectprijs, prijs per eenheid of totaalprijs. Vermeld daarbij de prijs exclusief BTW en het bijhorende BTW percentage;
- Wat wel en niet is inbegrepen in je prijs, denk aan: reiskosten, transportkosten, materiaal/ materieelkosten, verzekeringen etcetera;
- Wanneer je factureert: per week, maand, in termijnen, naar rato van je opdracht, bij levering etcetera;
- Wat je betalingstermijn is (na factuurdatum);
- Wat de termijn is voor eventuele reclamaties;
Naast deze contractuele zaken stem je ook praktische zaken met je opdrachtgever af:
- Naar welke persoon/ afdeling/ mailadres moet de factuur worden gestuurd?
- Welke bijlagen of onderliggende stukken (urenlijst, leverbon en dergelijke) moeten worden meegestuurd?
- Wie moet intern akkoord geven voordat een factuur betaald mag worden?
Vooral bij grote bedrijven kunnen verstuurde facturen nog wel eens ‘verdwalen’ of in iemands mailbox verdrinken. Het is daarom verstandig om de routing die een factuur heeft goed in kaart te brengen.
3. Je systeem om uren en leveringen bij te houden
Je factuur is gebaseerd op hetgeen jij levert of presteert, het is daarom raadzaam om vast te leggen wat je presteert en/of wat je dan levert.
Lijkt een open deur, maar vooral bij ZZP’ers en kleinere bedrijven wil deze verslaglegging nog wel eens ontbreken. Hierdoor wordt het lastig om te bepalen wat je precies kan factureren en wordt (zeker in het geval van gemaakte uren op afstand) nog wel eens vergeten om zaken in rekening te brengen.
Een systeem waarin je dit bijhoudt is dan erg handig en helpt je om systematisch je gewerkte uren en geleverde goederen vast te leggen.
Zorg vervolgens voor een akkoord of handtekening als dit van belang is om je factuur betaalbaar te krijgen. Zo krijg je achteraf minder snel discussie over de basis van je factuur.
4. Je factuur: duidelijk, professioneel en fiscusproof
Wanneer je dan (eindelijk) je factuur kunt versturen zorg je natuurlijk voor een strakke, gelikte lay-out die duidelijk is en uitnodigt om te worden betaald….toch?
De praktijk is helaas wel eens weerbarstiger en ook wij zien soms facturen voorbij komen die onze wenkbrauwen ernstig doen fronsen.
Zorg dat je factuur duidelijk is (wat moet er betaald worden, binnen welke termijn en op welke IBAN), professioneel (zakelijk vormgegeven, zonder spelfouten, juiste optelling van de doorbelaste bedragen en BTW) en fiscusproof (juiste BTW-percentage, opeenvolgende factuurnummering etcetera).
Lees hier meer: tips om zelf een professionele factuur te maken.
5. Er wordt niet of te laat betaald…En nu?
Wat doe je als je alle bovenstaande stappen hebt doorlopen en je factuur niet betaald is op de afgesproken datum? Je weet dan in ieder geval dat:
- De voorwaarden op basis waarvan je hebt gefactureerd duidelijk waren;
- Je de ‘spelregels’ van je klant gevolgd hebt om de factuur betaalbaar te krijgen;
- Je factuur gebaseerd is op duidelijk vastgelegde prestaties;
- Er geen misvatting is over wat er op de factuur staat en op welke IBAN deze betaald moet worden!
Excuses en uitvluchten die gebaseerd zijn op deze zaken kun je dus eenvoudig weerleggen als je debiteurenbeheer doet!
