Een factuur is de bezegeling van je geleverde prestaties, besteed daar dus voldoende aandacht aan. Uit onderzoek blijkt daarnaast ook nog eens dat een duidelijke en zakelijk opgemaakte factuur sneller betaald wordt. Onduidelijke facturen met ontbrekende gegevens blijven daarentegen vaker liggen en worden dus later voldaan.
We geven je daarom graag enkele tips om goed voor de dag te komen met een gelikte factuur en tijd te besparen met debiteurenbeheer.
De basis: je eigen gegevens
Bedrijfsgegevens
Zorg dat je factuur al je bedrijfsgegevens bevat, dus je volledige bedrijfsnaam (of handelsnaam) adresgegevens, je KVK nummer en je BTW nummer. Wanneer je een dienst levert die BTW verlegd is, moet je ook het BTW nummer van je afnemer vermelden.
IBAN
Een open deur misschien, maar zorg ook dat je IBAN duidelijk te vinden is op je factuur. Niet alleen ‘verstopt’ in je bedrijfsgegevens of footer. Bij voorkeur zet je je rekeningnummer ook nog extra in een regel waarmee je om betaling vraagt, bijvoorbeeld:
‘ Wij verzoeken u deze factuur binnen de afgesproken betalingstermijn te betalen op IBAN NLxxXXXxxxxxxxxx onder vermelding van het factuurnummer. ’
Contactgegevens
Neem ergens centraal op je factuur (bijvoorbeeld in bovenstaande regel) een telefoonnummer of mailadres op als contact mogelijkheid bij vragen of opmerkingen over je factuur. Laat je klant niet zoeken, dat kan ook weer voor vertraging of ergernis zorgen.
Hoge resolutie logo
Maak je je factuur in Word en zet je deze om in een PDF? Zorg dan dat je logo voldoende resolutie heeft zodat deze er strak uit ziet als je naar PDF exporteert (in plaats van een vage, korrelige afbeelding).
Hoeveelheden en prijzen
Laat op je factuur duidelijk zien hoe je tot het totale factuurbedrag komt. Alleen het vermelden van een totaalbedrag kan leiden tot vragen, onduidelijkheid en dus vertraging van de betaling.
Doorbelaste uren
Breng je uren in rekening? Splits deze dan uit per week, project of uitgevoerde werkzaamheden. Vermeld het aantal uren, het uurtarief en totalen. Eventuele subtotalen tel je op tot een totaalbedrag zodat het helder en eenvoudig voor de ontvanger te doorgronden is. Ook hier geldt dat hoe minder vragen je factuur opwerpt, hoe makkelijker deze betaald wordt.
Verwijzingen en bijlagen
Vaak stelt je klant ook nog eisen aan je factuur, moet je bepaalde gegevens vermelden of zijn er bijlagen (zoals een urenlijst, declaratiestaat of order/leverbon) die je mee moet sturen.
Het kan in het algemeen geen kwaad om op de factuur zaken te vermelden als:
- Contractnummer van je overeenkomst;
- Projectnummer van je opdracht;
- Eventuele referentie/ kenmerk;
- Periode waarop je factuur betrekking heeft;
- De termijn wanneer je deelfacturen stuurt.
4 dont’s als je zelf je factuur maakt
Tot slot delen we nog een aantal punten die wat ons betreft echt niet kunnen als je een factuur maakt:
- Je factuur versturen als Word of Excel bestand: niet zakelijk, geeft vaak een slordige opmaak en is niet integer (de factuur kan gewijzigd worden door de ontvanger);
- Een geknipt, onduidelijk logo of beeldmerk op je factuur;
- Populair taalgebruik op je factuur, dit komt niet zakelijk over
- Vergeten je bedrijfsgegevens te vermelden