Factoring en je klant
Wanneer je je facturen door ons laat factoren worden deze juridisch volledig ons eigendom doordat wij American Factoring aanbieden. Daarmee krijgen wij ook een debiteur-crediteur relatie (een zogenaamde ’betaalrelatie’) met je klant.
Wij beperken echter het daadwerkelijke contact met je klant zoveel mogelijk. Hieronder kun je lezen wanneer en hoe wij in beeld komen bij jouw klant.
Toestemming voor factoring
Wij hebben van iedere klant waarvan je de facturen aan ons overdraagt toestemming nodig dat je deze door ons laat factoren. Deze toestemming ontvangen wij bij voorkeur per mail, rechtstreeks aan ons verstuurd.
Je kunt hiervoor de volgende mailtekst gebruiken die je aan je contactpersoon mailt met ons mail-adres in de cc-adresregel :
Beste [naam bevoegd contactpersoon],
Hierbij informeer ik u dat ik mijn facturen met ingang van [datum] laat factoren door The Factor Company B.V. Dit betekent dat de vordering die voortvloeit uit mijn facturen wordt overgedragen aan The Factor Company B.V. Zij worden daarmee de rechthebbende op betaling.
Betaling van mijn facturen dient te geschieden op het rekeningnummer van The Factor Company dat op mijn factuur wordt vermeld: NL40RABO0145501566 t.n.v. The Factor Company B.V. Ik verzoek u vriendelijk om niet op mijn eigen bankrekening te betalen, ook niet als u dat gewend bent.
Mocht u in uw algemene (inkoop)voorwaarden een cessie- of verpandingsverbod hanteren, dan vervalt dit verbod door uw akkoord op deze e-mail.
De facturen blijven op naam van mijn bedrijf staan en ik blijf uw aanspreekpunt voor inhoudelijke vragen over de geleverde diensten of producten.
Meer informatie over wat factoring voor u als opdrachtgever betekent vindt u op thefactorcompany.nl/uitleg-factoring-debiteuren.
Ik verzoek u vriendelijk om deze e-mail te beantwoorden aan allen (“reply all”) met de mededeling dat u akkoord gaat. The Factor Company staat in de CC en ontvangt uw bevestiging daarmee direct.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Bedrijfsnaam]
Goedkeuring van je facturen
Wanneer je toestemming voor factoring hebt gekregen en je facturen in gaat dienen, dan vragen wij om een akkoord door je klant. Ook deze goedkeuring ontvangen wij het liefst per mail, op dezelfde manier als hierboven beschreven:
Mail simpelweg je factuur naar je contactpersoon (zoals je waarschijnlijk altijd al doet) en zet ons (facturen@thefactorcompany.nl) in de cc. Je kunt vervolgens om een akkoord vragen door middel van een ‘antwoord aan allen’.
Wanneer je factuur voorzien is van een afleverbon, een getekende urenlijst of andere bijlage waaruit de hoogte van het factuurbedrag blijkt, kan dit in overleg met ons ook voldoende zijn als blijk van goedkeuring, er is dan geen aparte mail van je klant nodig.
Debiteurenbeheer
Wij kunnen contact met je klant hebben als dit vanwege debiteurenbeheer noodzakelijk is. Betaalt je klant binnen de afgesproken betalingstermijn dan is dit uiteraard niet nodig.
Wanneer de factuur nog niet betaald is als de betaaltermijn is verstreken, dan zullen wij in nagenoeg alle gevallen eerst een herinnering sturen en indien nodig telefonisch contact met je klant hebben. Zo kunnen wij horen of er eventuele vragen zijn of een reden waarom de factuur nog niet betaald is. Dit zullen we naar je terugkoppelen, zodat dit opgelost kan worden.
Maak je geen zorgen:
Onze medewerkers zijn getraind en ervaren in professioneel debiteurenbeheer en hebben respect voor de relatie met je klant. Al onze contactmomenten worden zorgvuldig getimed en indien nodig wordt er met jou overlegd wanneer wij verdere actie moeten ondernemen om een factuur betaald te krijgen.
Wij versturen geen aanmaning op de eerste dag dat de betaaltermijn is verstreken en zullen je klant nooit agressief en onprofessioneel benaderen.
Meer weten?
Stel je vraag
