Factoring en je klant
Wanneer je je facturen door ons laat factoren worden deze juridisch volledig ons eigendom doordat wij American Factoring aanbieden. Daarmee krijgen wij ook een debiteur-crediteur relatie (een zogenaamde ’betaalrelatie’) met je klant.
Wij beperken echter het daadwerkelijke contact met je klant zoveel mogelijk. Hieronder kun je lezen wanneer en hoe wij in beeld komen bij jouw klant.
Toestemming voor factoring
Wij hebben van iedere klant waarvan je de facturen aan ons overdraagt toestemming nodig dat je deze door ons laat factoren. Deze toestemming ontvangen wij bij voorkeur per mail, rechtstreeks aan ons verstuurd.
Je kunt hiervoor de volgende mailtekst gebruiken die je aan je contactpersoon mailt met ons mail-adres in de cc-adresregel :
Beste [vul hier de naam in van de contactpersoon die bevoegd is om toestemming te geven],
Graag wil ik u informeren dat ik mijn facturen vanaf [vul hier een datum in of ‘heden’ indien de factoring direct van kracht is] laat factoren door ‘The Factor Company’. Zij nemen mijn facturen volledig over en worden daarmee juridisch eigenaar van mijn facturen. Betaling dient dan ook aan hen te geschieden, op het IBAN dat op mijn factuur vermeld wordt.
Uiteraard blijft mijn bedrijf verantwoordelijk voor de geleverde dienst(en)/ product(en) en blijf ik uw aanspreekpunt. De factuur wordt dan ook ongewijzigd uit naam van mijn bedrijf verzonden.
The Factor Company heeft uw toestemming nodig voor deze factoring, u kunt deze toestemming geven door middel van een ‘antwoord aan allen’ met daarin vermeld dat u akkoord bent.
U kunt hier lezen wat factoring inhoudt en wat dit voor u en uw bedrijf betekent.
Met vriendelijke groet,
[Uw bedrijfsnaam]
[Uw eigen naam]
Goedkeuring van je facturen
Wanneer je toestemming voor factoring hebt gekregen en je facturen in gaat dienen, dan vragen wij om een akkoord door je klant. Ook deze goedkeuring ontvangen wij het liefst per mail, op dezelfde manier als hierboven beschreven:
Mail simpelweg je factuur naar je contactpersoon (zoals je waarschijnlijk altijd al doet) en zet ons (facturen@thefactorcompany.nl) in de cc. Je kunt vervolgens om een akkoord vragen door middel van een ‘antwoord aan allen’.
Wanneer je factuur voorzien is van een afleverbon, een getekende urenlijst of andere bijlage waaruit de hoogte van het factuurbedrag blijkt, kan dit in overleg met ons ook voldoende zijn als blijk van goedkeuring, er is dan geen aparte mail van je klant nodig.
Debiteurenbeheer
Wij kunnen contact met je klant hebben als dit vanwege debiteurenbeheer noodzakelijk is. Betaalt je klant binnen de afgesproken betalingstermijn dan is dit uiteraard niet nodig.
Wanneer de factuur nog niet betaald is als de betaaltermijn is verstreken, dan zullen wij in nagenoeg alle gevallen eerst een herinnering sturen en indien nodig telefonisch contact met je klant hebben. Zo kunnen wij horen of er eventuele vragen zijn of een reden waarom de factuur nog niet betaald is. Dit zullen we naar je terugkoppelen, zodat dit opgelost kan worden.
Maak je geen zorgen:
Onze medewerkers zijn getraind en ervaren in professioneel debiteurenbeheer en hebben respect voor de relatie met je klant. Al onze contactmomenten worden zorgvuldig getimed en indien nodig wordt er met jou overlegd wanneer wij verdere actie moeten ondernemen om een factuur betaald te krijgen.
Wij versturen geen aanmaning op de eerste dag dat de betaaltermijn is verstreken en zullen je klant nooit agressief en onprofessioneel benaderen.
Meer weten?
Stel je vraag
